Мало кто хорошо представляет, сколько времени может занять выполнение поставленной задачи. Вам может казаться, что вы потратите на нее всего час, но на самом деле уходит три или четыре часа. А бывает, вы выполняете задание за пять минут, хотя заложили на него тридцать. Что же нужно делать, чтобы лучше оценивать временные затраты?
Вот несколько методов, которые позволят точнее оценивать время:
Рассчитайте коэффициент погрешности
Для начала лучше всего измерить точность ваших оценок.
Составьте список задач на ближайшее время и запишите (навскидку), сколько времени понадобится, чтобы завершить каждое из заданий. Как только задача выполнена, отметьте, сколько времени она заняла на самом деле. После этого подсчитайте полное время, которое вы потратили и разделите получившиеся число на полное время, которое вы предполагали потратить на выполнение всех задач. Это и есть ваш коэффициент погрешности.
Например, вы предполагали, что выполните все задачи из списка за двенадцать часов, но на самом деле потратили пятнадцать, значит коэффициент погрешности составляет 15/12=1.25. То есть, вы потратили времени на двадцать пять процентов больше чем планировали.
Если провести измерения для нескольких отдельных задач, то можно заметить, что коэффициент погрешности может сильно изменяться в зависимости от задачи и колебаться в пределах от от 0.1 до 10. Тем не менее, для группы задач, на выполнение которых понадобиться несколько дней, коэффициент погрешности находится в достаточно узком диапазоне. Замерив коэффициент несколько раз можно выяснить его точное значение.
Мой коэффициент погрешности составляет 1.5. Это значит, что каждый раз, когда я приблизительно представляю, сколько времени займет выполнение той или иной задачи, моя оценка слишком оптимистична. Выполнение задачи занимает на 50% больше времени, чем я изначально предполагал. В отдельных случаях мои оценки могут быть ещё менее точными. Тем не менее, когда я закладываю два дня на выполнение ряда задач, то можно биться о заклад, что на самом деле справлюсь с ними за три дня.
С помощью коэффициента погрешности можно точнее оценить время выполнения группы заданий. Просто умножьте коэффициент погрешности на полное время, которое вы планируете потратить на выполнение всех задач и получите достаточно точную оценку времени.
Я продолжаю оптимистично оценивать время, которое понадобится потратить на выполнение отдельно взятой задачи. Знание коэффициента погрешности не сделало мои первоначальные оценки точнее. Прогнозы, которые я делаю навскидку, так же неточны, как и раньше. Тем не менее, когда я умножаю получившееся приблизительное время на коэффициент погрешности, получаются весьма достоверные оценки. Это помогает мне лучше спланировать время.
Теперь я знаю, что должен выбрать столько важных дел, выполнение которых займёт по моим оценкам пять часов и двадцать минут для того, чтобы получить восемь часов фактической работы (5 часов и 20 минут = 8 часов / 1.5). Хотя кажется глупым так поправлять себя каждый день, но этой отлично работает на практике. Лучше поступать именно так, чем заполнять список дел на восемь часов и заставлять себя работать двенадцать часов в день или чувствовать себя подавленным из-за того, что смог выполнить только две трети заданий. Подсознательно я знаю, что пытаюсь совершить невозможное и от этого становится только хуже.
Лучше составить адекватный список заданий, который я наверняка смогу выполнить до конца дня, чем потом ругать себя за небрежное планирование. Даже если список дел на первый взгляд кажется слишком коротким, я замечательно чувствую себя, когда в конце дня зачёркиваю в нём последнее задание. Иногда этот способ недостаточно точен, но он лучший из всех способов, которые я когда-либо пробовал и он позволяет поддерживать ритм жизни в течение дня без переутомления или недостаточной нагрузки.
Для первоначальной оценки вашего коэффициента погрешности я советую составить список дел на десять-двадцать часов. Коэффициент, рассчитанный при выполнении списка на пару часов, может оказаться недостаточно точным.
Разумеется, было бы неплохо регулярно делать перерасчет коэффициента погрешности, например, раз в три месяца. Также можно обновлять значение, когда меняется суть работы, например, когда начинается новый проект или вы меняете компанию или специальность.
Чтобы расчеты были еще точнее, можно рассчитать коэффициенты для разных видов работы. Вообще говоря, я этого не делаю, но если вам кажется, что разным типам задач соответствует свой коэффициент погрешности — возможно, в этом есть смысл. Например, студенту, коэффициент погрешности которого составляет 0,9 для домашней работы и 1,7 для курсовой, возможно, стоит разделить коэффициенты для того, чтобы лучше оценить временные затраты.
Если вы руководите командой, то можете рассчитать коэффициент погрешности для каждого из её участников (с его ведома или без). Узнайте, сколько времени каждый участник планирует потратить на выполнение нескольких заданий, замерьте время, которое было фактически потрачено, и рассчитайте коэффициент. Теперь вы можете умножать личный коэффициент члена команды на время, которое он планирует потратить на поставленную задачу. Это поможет организовать более точное расписание командных проектов. Я думаю, вы заметите, что люди обычно ошибаются в своих прогнозах весьма схожим образом.
Выберите подходящую глубину детализации
Для того, чтобы лучше прогнозировать время, важно разбивать задания с правильным уровнем детализации. Если получившиеся блоки слишком большие, то можно пропустить множество деталей. Если блоки слишком маленькие, то можно погрязнуть в мелких подробностях и потерять больше времени на оценку времени выполнения, чем на саму реализацию. И то и другое плохо.
Например, задание «Реконструировать сайт» тянет на сложный, многозадачный проект. Оно недостаточно детализировано для того, чтобы сделать достоверную оценку временных затрат. В этом случае необходимо выписать отдельные задачи, из которых складывается этот проект.
С другой стороны, «Надписать адрес на почтовом конверте» — слишком мелко. Это задание можно выполнить за то же время, которое понадобится для того, чтобы внести его в список и оценить время на выполнение. Вместо того, чтобы делать вас более эффективным, такие детали только тратят время.
Найдите тот размер блока, при котором ваши прогнозы наиболее точны. Вот несколько замечаний, основанных на моём опыте.
Правило одной посадки. Лучше всего я могу оценить время на выполнение тех заданий, которые можно выполнить, не вставая со стула. Обычно это блок размером два-четыре часа. Когда глубина детализации ниже (блоки бОльшего размера), я пропускаю слишком много деталей и недооцениваю требующееся время. Когда глубина детализации выше (блоки меньшего размера), я записываю слишком много деталей, переоцениваю время, и трачу время на то, чтобы создать список задач и следовать ему, вместо того, чтобы просто решить их.
Сделайте поправку на опыт. Если я многократно выполнял однотипные задания, то мои оценки будут становится всё более точными и я могу понизить коэффициент погрешности до 1.2 или даже до 1. Например, я написал более семисот статей, так что я весьма точно представляю, сколько времени тратится на написание средней статьи (что-то около трёх часов). Но если я занимаюсь тем, с чём ещё никогда не сталкивался, лучше заложить коэффициент погрешности 2.0 или выше. Чем меньше опыта, тем выше коэффициент.
Определите чёткие границы задачи
Точно определите границы задачи. Трудно оценить время выполнения неясной задачи.
Я не уверен в том, что включает в себя задание «Обновить бухгалтерию». Нужно проверить баланс банковского счёта? Составить платёжную ведомость? Заполнить налоговую декларацию? Составить квитанцию? Я должен чётко представлять, что должен сделать, чтобы получить правильную оценку времени.
Весьма полезно бывает записать несколько ключевых слов. Нет необходимости оценивать затраты времени на каждый из блоков. Нужно только уметь ясно представлять, что вы собираетесь сделать. Ключевые слова запустят соответствующие визуальные образы, и оценки получатся более точными.
Следует уметь легко облечь в слова первый и последний этап каждого задания. Например, когда я вижу задачу «Опубликовать новую запись в блоге», то знаю, что первым этапом будет выбор темы, а на последнем я нажму кнопку «Отправить». Если нельзя назвать первый и последний шаг выполнения задачи, то такое задание не имеет чётких границ. В этом случае нужно уделить некоторое время тому, чтобы выделить эти шаги или чуть точнее определить само задание, разбив его на блоки, если это необходимо. Чтобы точно оценить временные затраты, нужно чётко представлять начальные и конечные границы.
Будьте особенно аккуратны, выбирая то, будет последним шагом при выполнении задания. Когда завершается задание «Оплатить счета»? Когда подписан чек, деньги отправлены по почте (или завершён процесс онлайн-перевода средств), оплаченные счета сложены в шкаф, или когда вы проверяете баланс чековой книжки? Не забывайте, что после выполнения задания нужно навести порядок. Если вы приготовили ужин, в конце вас ждёт грязная посуда.
Оценка затрат времени на повторяющиеся задачи
Запишите время, которое вы потратили на выполнение часто повторяющегося задания, чтобы использовать эту информацию при будущих оценках. Когда такое задание снова окажется в вашем списке задач, достаточно будет просто посмотреть, сколько времени вы затратили в предыдущий раз. Такие оценки будут довольно точны, так как они основываются на предыдущих результатах, а не на предыдущих прогнозах.
Советую вести оценочный лист для часто повторяющихся заданий. Это можно сделать двумя следующими способами:
Способ 1 (упрощённый). Чтобы составить простой оценочный список, делайте одну запись за раз. Отмечайте, сколько времени заняло выполнение задания в этот раз.
В этом случае, оценочный лист может выглядеть примерно так:
Покупка продуктов — 55 минут
Обед — 42 минуты
Уборка дома — 83 минуты
Стирка — 75 минут
И так далее.
Составив хороший список оценки времени, необходимого для выполнения повторяющихся задач, можно создать приемлемый план на день, просто добавляя задачи в ваше расписание.
Второй, более сложный, способ заключается в том, чтобы указывать для каждой задачи четыре параметра: (1) сколько раз вы выполнили задачу, с тех пор, как начали вести записи, (2) лучшее (минимальное) время выполнения задачи, (3) худшее (максимальное) время выполнения задачи, и (4) среднее время выполнения задачи. Используя эти параметры, можно составить достоверные оценки времени в будущем; разница между лучшим и худшим результатом покажет правдоподобность оценки. Обновляйте эти данные каждый раз после выполнения задачи. На самом деле это займёт не так много времени, но позволит создать действительно точный список оценки временных затрат.
Чтобы обновить значение среднего времени, потраченного на выполнение задачи, перемножьте значения параметров (1) и (4), добавьте время, которое вы потратили при предыдущем выполнении задачи, и разделите результат на значение параметра (1)+1. К примеру, если вы выполняли задачу десять раз, тратили на её завершение примерно тридцать минут, и в одиннадцатый раз выполнили её за тридцать пять минут, тогда новое среднее время выполнения составит: (10*30+35)/(10+1)=30 минут и 30 секунд. Пользуясь этим способом, можно рассчитать текущее среднее время выполнения задачи без хранения всех данных о предыдущем выполнении задачи.
Записывая свой лучший (минимальный) результат, можно соревноваться с самим собой. Желание побить рекорд может заставить вас выполнять задачу быстрее. Старайтесь побить хотя бы среднее время выполнения. Отслеживание времени позволит выполнять задачу чуточку быстрее или капельку скрасит надоевшие повторяющиеся задания.
Большинству я предлагаю первый способ оценки. Второй способ несколько переусложнен, им следует пользоваться только тем, кто старается сократить свои временные издержки изо всех сил.
***
Умение делать точные временные оценки — полезный навык, который будет верно служить вам всю оставшуюся жизнь. Перечисленные выше способы развития данного навыка очень легко применять.
Оценивая время точнее, вы улучшите жизнь на тактическом уровне ежедневного управления временем, но не теряйте из виду и стратегию. Пробовали ли вы определить цель своей жизни? Ставите ли вы верные цели? Вы работаете на СВОЕЙ работе? Пока у вас нет адекватной жизненной стратегии, вы немногого добьётесь, усвоив низкоуровневые тактики.
Однако, в любом случае, точный прогноз поможет вам в различных сферах, поэтому стоит научиться этому как можно раньше. То есть, вполне можно выработать такой навык и до того, как определитесь со смыслом жизни или долговременными целями. Но, не забывайте обращать внимание на более высокие уровни, чтобы не стать хомячком, вечно крутящим колесо жизни впустую.
А вы, с помощью чего делаете точные временные оценки? Поделитесь своими советами на форуме и, пожалуйста, не секретничайте.
Оценили 0 человек
0 кармы