Фото: www.freepik.com
Даже самый опытный подрядчик по 1С не сможет дать нужный результат, если взаимодействие с заказчиком построено хаотично. Потерянные задачи, дублирующиеся запросы, непонимание приоритетов, согласование "по телефону" — всё это превращает сопровождение в набор реакций на случайные сбои, а не в системную работу, приносящую бизнесу пользу.
Организация работы с внешней командой по 1С требует простых, но четких правил. Это не про «бюрократию ради регламента», а про контроль, прозрачность и возможность развивать систему, а не только чинить ее.
Особенно важно выстроить процессы, если вы платите за обслуживание 1С в рамках абонентского договора: при фиксированной оплате вы заинтересованы в эффективности, а подрядчик — в предсказуемости. И именно грамотная организация взаимодействия позволяет обеим сторонам достигать результата без лишних затрат.
1. Назначьте ответственных с обеих сторон
С кем говорит подрядчик — тот и управляет задачами. Если таких людей несколько, и каждый ставит запросы напрямую, результат предсказуем: путаница, приоритеты «по ощущениям», контроль в ручном режиме.
Минимальный состав:
- От компании-заказчика:
- Ответственный за взаимодействие — собирает и уточняет задачи, контролирует статусы.
- Ответственные за блоки — бухгалтерия, склад, производство и т.д., дают вводные, тестируют результат.
- От подрядчика:
- Координатор проекта или аккаунт-менеджер — принимает задачи, распределяет ресурсы, контролирует сроки.
- Исполнители — программисты, аналитики, методисты.
Важно: все задачи и вопросы проходят через координаторов, особенно в масштабных проектах.
2. Настройте каналы коммуникации
Чтобы не было "потерянных задач" и "не тех доработок", нужен единый канал постановки, обсуждения и учёта задач. Идеально — HelpDesk-система. Допустимы — Trello, Битрикс24, Jira, 1С:Коннект, иногда — общий Excel-файл. Плохо — только Telegram, e-mail или звонки.
Правила:
- Все задачи фиксируются письменно, с описанием, скринами, ссылками и ожиданиями по срокам.
- Каждый запрос получает номер, статус и ответственного.
- Изменения и итоги обсуждаются в том же канале.
В экстренных случаях — можно звонить. Но всё должно быть задокументировано в общем канале, иначе не будет прозрачности и учета.
3. Определите приоритеты и типовые сроки
Чтобы не спорить каждый раз, что важнее: слетевшая печатная форма или сбой в закрытии месяца — создайте простую матрицу приоритетов:
Приоритет
Примеры
Срок реакции
Высокий
Блокирующая ошибка, сбой в учете, не формируются отчеты
до 2 часов
Средний
Некритичные ошибки, доработки, отчёты
1 рабочий день
Низкий
Пожелания, улучшения, редкие задачи
2–5 дней
Подрядчик должен понимать, что именно для вас критично. А вы — сколько времени займёт типовая задача. Это упрощает планирование, снижает недовольство и делает работу прогнозируемой.
4. Зафиксируйте регламент взаимодействия
Регламент — это не 20-страничный документ. Это одна страница с чётким описанием:
- Кто ставит задачи и через что;
- В какие сроки подрядчик должен реагировать;
- Как подтверждается выполнение;
- Как согласуются доработки и обновления;
- В каком виде сдаются работы.
Дополнительно:
- Описание порядка экстренных обращений;
- Учет времени (если почасовая модель);
- Правила тестирования и приемки задач.
Регламент особенно важен при переходе от одного подрядчика к другому или при масштабировании компании.
5. Делайте ежемесячные сверки и планирование
Чтобы не превращать сопровождение в реактивную гонку за ошибками, выделяйте время на плановую работу:
- Анализ выполненных задач;
- Обсуждение новых инициатив;
- Разбор технического долга и приоритетов;
- Корректировка объема поддержки.
Это можно делать в формате короткого Zoom-звонка или внутренней планёрки. Главное — чтобы сопровождение перестало быть «реакцией» и стало частью развития ИТ-системы.
Вывод
Организация работы с подрядчиком по 1С — управляемый процесс, а не вопрос удачи. Если вы хотите получать результат, а не только тратить бюджет, важно:
- Назначить ответственных;
- Настроить единый канал постановки задач;
- Согласовать приоритеты и сроки;
- Зафиксировать регламент;
- Делать регулярные сверки.
Такой подход снижает хаос, увеличивает прозрачность и позволяет и заказчику, и подрядчику говорить на одном языке.
Оценил 1 человек
1 кармы