Как с помощью ОФД отправлять чеки

LIFE PAY рассказывает о возможностях ОФД, и как компании могут избежать штрафов, если не предоставили информацию в Федеральную налоговую службу.

Закон № 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники обязывает предпринимателей предоставлять в Федеральную налоговую службу информацию обо всех операциях, проведенных с использованием онлайн-касс. ОФД выступает в качестве посредника между налоговой службой и продавцом — именно он формирует чеки.

Как информация о транзакциях попадает в ФНС?

Чтобы онлайн-касса автоматически отправляла чеки в налоговые органы, владелец оборудования должен заключить договор с лицензированным ОФД, подключить фискальный накопитель (ФН) и интернет.

Фискальный накопитель — небольшая “карта памяти”, в которой хранятся все чеки и отчеты, формируемые кассовым аппаратом; ФН не позволяет пользователям изменять или удалять данные. Налоговые органы разрешают использовать только специальные накопители. Они должны быть включены в специальный реестр, опубликованный на официальном сайте Федеральной налоговой службы.

При выдаче чека на кассовом аппарате информация передается оператору фискальных данных. Если интернет-соединение устойчиво, кассир сразу передает данные в ОФД. Если у кассы нет подключения к сети, документы продолжают записываться на фискальный накопитель и попадают в базу фискальных данных оператора только после восстановления интернет-соединения. Если по истечении 31 дня кассир не может передать данные в ОФД, фискальный накопитель блокируется: кассу больше нельзя использовать.

Онлайн-касса от LIFE PAY
Простая, надежная, подключается без лишних затрат, работает без перебоев. Соответствует 54-ФЗ и всегда готова к проверкам ФНС

Какие этапы процесса:

Кассир оформляет платеж через кассу

На ФН поступает информация с чека. Тот ее шифрует и отправляет в кассовый аппарат

Касса печатает чек и передает данные в ОФД

В ОФД данные расшифровываются и сохраняются в архиве в течение 5 лет

ОФД направляет отчет в кассу. Такой же отчет получает ФНС

Штрафы за непередачу данных

Если информация о чеках не передается в Федеральную налоговую службу, на кассира и его руководителя налагается штраф по статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

На должностных лиц и ИП — 1,5-3 000 рублей

На юридических лиц — 5-10 000 рублей.

Если налоговые органы установят, что предприниматель не только не передавал данные в Федеральную налоговую службу, но и работал без онлайн-кассы, штрафы варьируются:

Для руководителей и ИП — 25-50% от суммы расчета, но не менее 10 000 рублей;

Для юридических лиц — 75-100% от суммы расчета, но не менее 30 000 рублей.

Как отправлять электронные чеки

Согласно 54-ФЗ, кассир обязан выдать клиенту бумажный чек или отправить электронный. При этом продавец имеет право заменить обычный на электронный только в следующих случаях:

клиент согласен получить электронный чек вместо бумажного

клиент заранее сообщил свои личные данные (почту или номер телефона)

Электронный чек должен содержать всю обязательную информацию, включая дату и время оплаты, перечень товаров или услуг, их стоимость, а также фискальный признак. Такой чек эквивалентен бумажному чеку, распечатанному онлайн-кассой: с помощью него потребитель может обменять или вернуть товар.

Более подробную информацию читайте в материале "Электронные чеки для разного вида торговли: как правильно их использовать" в блоге LIFE PAY

Какие проблемы могут возникнуть с отправкой?

Кассовый аппарат не подключен к интернету

Интернет-соединение кассы может быть прервано из-за различных причин. Кассир может продолжать обслуживать клиентов, но формировать для них бумажный чек. Вся платежная информация будет записываться на ФН. Когда подключение к интернету восстановится, данные поступят в ОФД.

Неисправность кассового аппарата или ФН

Это может быть вызвано сбоем в работе программного обеспечения онлайн-кассы или блокировкой накопителя. В таком случае операции не могут продолжаться. Даже если чеки удастся распечатать, они будут недействительны. Владельцу оборудования следует связаться с вендором или платежным сервисом, который предоставил кассу. Нелишним будет установить в торговой точке запасной кассовый аппарат, чтобы не простаивать в обслуживании клиентов и не терять прибыль.

Неисправность сервера ОФД

Причиной отсутствия отправки данных из ОФД в ФНС может быть неисправность или сбой в работе оператора фискальных данных. Здесь остается только ждать и надеяться на быстрое решение проблемы.