Из чего состоит процесс и как управлять им?

0 2227

Вступление:

Здесь не будет разбора имеющихся определений и теорий. Здесь будет проба объяснить простыми словами сложные понятия.

Признанные авторы в теориях управления, учебники, многоопытные руководители знают тему лучше и используют специальные термины, и я не пытаюсь сказать, что они не правы. В жизни я столкнулся с тем, что многие сотрудники не читают, не понимают что написано или не понимают как эту теорию использовать. Проводя беседы с упрощением информации, удавалось добиться приемлемого понимания, а значит и качества их деятельности. Так и родились эти "размышления на тему", которыми я решил поделиться. К тому же, я заметил, что эти вещи настолько универсальны, что касаются не только области работы с подчиненными, но и с детьми, в обывательской жизни.

Что значит УПРАВЛЯТЬ? ЧЕМ управляют?

Управлять - значит сознательно изменить существующее положение вещей. Сделать так, чтобы получилось то, что без вас бы не произошло.

Например, машина находится у дома и сама к вам на работу она не попадет ни в коем случае. Выполняя определенные действия, вы делаете так, что машина попадает из точки А в точку Б. Вы ей управляете в этот момент.

Управлять можно процессами (действиями) или людьми (их поведением).

Про управление людьми НЕ В ЭТОЙ ТЕМЕ.

Управление процессом (действием/событием).

Любой процесс (действие) имеет постоянные составляющие, даже если человек их не осознает. Управлять процессом – значит сознательно поработать с этими составляющими. Так из чего он состоит и что с этим нужно сделать?

1) Исходное положение (описать состояние до начала действия, ответить на вопрос: «что мы имеем?»)

2) Направление движения (определить Цель, ответить на вопрос: «что мы хотим получить?», «В каком направлении двигаться?»)

3) Точка в которую нужно опасть (Запланированный результат, ответить на вопрос: «как должно выглядеть то, что мы хотим получить?», «как нам понять, что прибыли куда хотели?»)

4) Способ передвижения/достижения цели (выбрать Метод, ответить на вопрос: «каким способом мы будем достигать цель?», «каким путем пойдем?»)

5) Поэтапный список действий (составить План, определить задачи, ответить на вопрос: «что нужно сделать, чтобы добиться цели?»)

6) Подробный последовательный список действий (разработать технологию выполнения, ответить на вопрос: «Кто что делает конкретно и в какой последовательности?»)

7) Исполнитель (Подобрать подходящего и в плане напротив задач прописать кто будет непосредственно выполнять действие). (этот пункт будет подробно расписан в отдельном посте)

8) Ресурсы (определить то, что потребляется в процессе. Составить список и рассчитать нужное количество)

9) Инструменты (определить то, с помощью чего выполняется процесс. Составить список и рассчитать нужное количество)

10) Движение (Организация деятельности, создать нужное Взаимодействие. Добиться выполнения исполнителями своих действий в соответствии с планом и во взаимодействии друг с другом)

11) Поправляться по ходу движения (Производить Контроль и, при необходимости, вносить Корректировки в план, ответить на вопрос: «не сбились ли мы с пути? Где мы находимся сейчас, и где должны были находиться?»)

12) Точка в которую попали по факту (определить Итоги, ответить на вопрос: «что мы получили?», «куда пришли?», описать Продукт, ответить на вопрос: «что мы создали? Что получилось?»)

13) Отношение к процессу (дать Оценку, ответить на вопрос: «соответствует ли то, что мы получили тому, что мы хотели получить? Довольны ли мы в целом?»)

14) Последствия (Принять Ответственность) (об этом было в первом посте)

15) Опыт (Провести Анализ и сделать Выводы, ответить на вопрос «что нам мешало и что помогало? Что в следующий раз можем сделать, чтобы получилось лучше?»)

При необходимости начинается новый цикл (круг) – снова определяем исходное состояние, ставим цель, определяем задачи и т.д.

Комментарии к пунктам:

• Цель – это направление движения. Как правило, неконкретное. Например: «идем на север», «хочу стать умнее/богаче/счастливее» т.е. понятно куда идти, но непонятно когда мы туда придем (чаще никогда – т.е. движение бесконечно: саморазвитие, улучшение и т.д.)

• Результат – это конкретная «точка на карте», выбранная нами как ориентир движения к цели и указатель нашего прогресса. Например: «идем на север» – это цель, «нужно дойти до города N» - это результат. В цикличном процессе (когда он по кругу выполняется раз за разом), достигая результат, мы определяем новый результат дальше по направлению вектора движения к цели (До города N дошли, теперь идем до города M). Нужно уметь разделять «запланированный результат» и «полученный результат», часто это не одно и то же. Поэтому я под «результатом» понимаю запланированный результат, а под «итогами» – полученный результат, чтобы слова не пересекались и не вносили сумятицу.

• Метод – двигаться к цели можно разными способами и путями, и от конкретного выбора зависят следующие шаги. Например: «мы поедем на машине» - план будет содержать пункты с поиском машины, ее управлением, обслуживанием и т.д. Выбор маршрута привязан к дорогам. Или «мы летим на самолете» - совершенно иные шаги нужно предпринять и вещи в поездку другие берем. И уж тем более если это «пеший поход».

• План – это оформленные мысли, в задумке объединяющие все элементы процесса: от абстрактной цели до конкретных шагов каждого участника. План не должен содержать пожелания, он должен содержать шаги, выполнение которых приведет к результату. Например: «я буду работать над повышением благосостояния» это не план, а декларация намерений. Планом будет: сейчас я ищу работу с ЗП от Х руб. мес, параллельно иду на курсы по повышению навыков Y, после чего ищу работу с ЗП от Z руб. в мес и начинаю откладывать такую-то сумму, при накоплении S – вкладываю их в бумаги такой-то компании; таким образом к моменту Q, у меня будет ежемесячный доход в W руб. План может быть подробный (технология, рецепт), а может быть поверхностный – в таком случае его конкретизация будет выполняться позже или другими людьми (теми, кому этот пункт плана ставится как задача) или он уже существует как готовый рецепт.

• Задача – Это часть пути, один из шагов, которые нужно выполнить чтобы достичь результата. Ступенька на лестнице движения. Задача может являться целью для вложенных задач, что часто приводит к тому, что участники путают цели и задачи. Принципиальное отличие цели от задачи в том, что от задачи мы можем отказаться, если ее выполнение больше не приближает нас к результату, а от цели не можем, т.к. она по сути и есть то, к чему мы идем. Например: если мы решили попасть в город N. Выбрали способ - ехать поездом. Тогда одной из задач будет попасть на поезд, для чего вложенными задачами будут: купить билет, приехать на вокзал, найти свой вагон. Но вдруг знакомый предложил подвезти, т.к. едет туда на машине – для нас вся ветка с задачей попасть на поезд стала ненужной, мы ее спокойно откидываем. Но если знакомый едет в другой город – влияет ли это как-то на наш план? Нет, т.к. к городу N это нас не приближает, а отказаться туда ехать равносильно отмене всего процесса «попасть в город N».

• Технология (инструкция) – это последовательный список действий, выполнение которых приведет к нужному результату. Отвечает на вопросы: КТО и ЧТО КОНКРЕТНО и КАК должен сделать, чтобы получить ВОТ ЭТО (измеримый результат, продукт) (об этом будет отдельный пост)

• Ресурс – то, что потребляется процессом, перерабатывается в новый продукт: материалы, время, деньги, и даже люди (на войне, например). В итоге ресурсы потребляются (прекращают свое существование)

• Инструмент – то, с помощью чего выполняется процесс: программа в компьютере, лопата, станок, бульдозер и т.д. В итоге инструменты остаются для дальнейшей работы, но возможен их некоторый износ/ухудшение (амортизация).

• Исполнитель – тот, кто непосредственно делает действия. Это можете быть и вы сами. Я решил почистить зубы, определил технологию, я же и исполнил процедуру.

• Организация деятельности – это то, что нужно сделать чтобы «куча камней и группа людей превратились в построенный дом». Мало положить на стол продукты и рецепт и загнать на кухню кучу поваров – нужно распределить между ними ресурсы, задачи (части рецепта), определить последовательность, взаимодействие, зародить понимание и придать мотивацию. Они должны общаться между собой, чтобы не стать «лебедем, раком и щукой». Это часто не учитывается «кабинетными руководителями».

• Мотивация – это внутреннее желание или потребность человека выполнить процедуру. Влияние извне – это стимуляция. Позитивная стимуляция (пряники) порождает желание, а негативная стимуляция (кнут) порождает потребность. Первая (положительная) медленнее и сложнее начинает действовать, но гораздо более плодотворна и долговременна, в то время как вторая (негативная) быстрее и проще запускает процесс, но ее влияние короче.

• Итоги – это то, что получилось. Это все что получилось из-за предпринятых действий или бездействия: как абстрактное, так и конкретное. Может ничего не делалось и тогда итогом будет «ничего». Может отличаться от изначально задуманного РЕЗУЛЬТАТА (например: соответствует на 98%) и тогда результат НЕ ДОСТИГНУТ, но итоги все равно могут быть УДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНЫМИ.

• Продукт – это конкретный итог - измеряемый (чаще то, что можно пощупать), который можно предъявить. «стало лучше» может быть итогом, но продуктом нет! Продуктом может стать новый сервис, кол-во обслуженных (удовлетворенных) клиентов, изготовленных штук, заработанных денег и т.д.

• Оценка – это определение как относиться к итогам. Например: объективная оценка сравнивает задуманный результат с получившимся итогом в измеряемых характеристиках, а субъективная оценка определяет эмоциональное отношение к итогам: понравилось/не понравилось, достаточно/не достаточно, хорошо/плохо.

• Ответственность – сложное и многогранное понятие, поэтому по нему в отдельном посте.

"Боюсь стать парижским клошаром. А сын мой - Павлик Морозов". Та самая, с 1-го канала
  • ATRcons
  • Вчера 13:48
  • В топе

Еще недавно она восхищалась Парижем, куда бежала, и говорила, что жизнь в ЕС - это счастье. Здесь у тебя вообще нет никаких забот, а переезд из страны в страну настолько дешевый, что только и можн...

Подоляк-ляк-ляк

Мария-Дэви Подоляк: Веруете ли вы в бога нашего Зе?! Ну как над таким не издеваться? Знаете, Подоляк (который офисный, а не банный) – мой любимчик. На самом деле. Идеолог уровня рисователя...

Русский трижды объяснил французам: Военным Макрона в зоне СВО не спастись. Реакция показательна

Русский дипломат трижды объяснил французам, почему военным Макрона в зоне СВО не спастись. Объяснил максимально доходчиво и с примерами. Реакция французских журналистов была показательн...