Организация, как механизм, или о пользе бизнес-планирования.

В правильно сконструированном механизме, каждая деталь работает так, как задумано конструктором на чертеже. Когда механизм конструируется Самоделкиным на колене, в гараже и сразу «в железе» — неизбежны просчеты, которые корректируются уже на готовом изделии. В результате получается, что у одного болта спилено пол шляпки, а у вала, сделанного из гвоздя, не хватило длины и пришлось к нему приварить еще половину гвоздя (но это не точно). В конечном итоге, оба механизма будут работать, но с небольшой разницей. Механизм, сконструированный на на чертеже, а затем воплощенный в металле будет:

1. Работать с бОльшим КПД, чем механизм Самоделкина. По той простой причине, что до воплощения «в железе», были просчитаны все зазоры, вязкость смазки и другие факторы, которые могут влиять на КПД.

2. Иметь бОльшую надежность, чем механизм Самоделкина. Ведь при проектировании, сделан расчет срока службы частей механизма, с учетом сил, которые на них действуют.

3. Гораздо более ремонтопригоден. Ведь к механизму, спроектированному из стандартных частей, запчасти можно купить, а вал, сделанный из полутора гвоздей — нужно будет делать заново.

Эту же логику можно применить и для организаций, хотя не все это замечают. Оговорюсь сразу - бизнес, только вышедший из гаража, может быть организован не хуже (и даже лучше), чем у гигантских компаний. Поэтому, мы будем сравнивать не бизнес из гаража и крупную компанию, а бизнес двух небольших организаций, одна из них (ООО «Продуман») использует тщательно продуманные и регламентированные бизнес-процессы, а другая (ООО «Забиван») — управляется владельцем, с помощью прямых указаний сотрудникам в каждой конкретной ситуации. Итак, давайте сравнивать:

1. У ООО «Продуман», «КПД» всегда выше, чем у ООО «Забиван».

В случае с бизнесом, более высокий «КПД» значит меньше расходов на единицу прибыли. Это обусловлено тем, что в ООО «Продуман» четко выстроены бизнес-процессы, расписаны должностные инструкции сотрудников и активно используется аутсорсинг. Разберем на конкретных примерах:

Для доставки продукции и материалов, ООО «Продуман» выстраивает логистические схемы и заключает договоры с транспортными компаниями, а в ООО «Забиван» владелец возит все на своей машине, или заставляет сотрудников возить на своих. Разницу видят все, но каждый по-своему: владелец ООО «Забиван» видит, что бензин гораздо дешевле услуг транспортной компании, а владелец ООО «Продуман» видит, что использование услуг транспортной компании дешевле, чем расходы на заработную плату водителя, амортизацию автомобиля и топливо в сумме. Кроме того, у транспортной компании не бывает отпусков и больничных.

ООО «Продуман» использует бухгалтерский аутсорсинг, а ООО «Забиван» наняло бухгалтера на полставки. Бухгалтерский аутсорсинг дешевле бухгалтера на полставки ровно в 8 раз, но владелец ООО «Забиван» не знает слова «аутсорсинг».

В ООО «Продуман», каждый сотрудник занимается своим делом и четко знает свои обязанности, ведь у него есть должностная инструкция, в которой прописано, что он должен делать и в какой ситуации. В ООО «Забиван», каждый сотрудник делает то, что ему говорит владелец, а если владелец ничего не говорит, то можно ничего не делать.

В ООО «Продуман», каждый сотрудник старается сделать как можно больше и лучше, при этом, все приходят на работу вовремя, ведь у всех есть оклад и несколько премий (за выполнение плана, за отсутствие рекламаций, за соблюдение трудовой дисциплины). В ООО «Забиван», стараются быстро работать только мастера — у них зарплата сдельная. А для большего количества выполненных ремонтов, можно поставить запчасти с рабочего аппарата, в неисправный — зарплата-то сдельная, а кто это сделал — неизвестно… Зато приемщицы в ООО «Забиван» всегда работают медленно — у них ведь учет в часах…

В ООО «Продуман», аппараты, которые клиенты принесли в ремонт, выдаются вовремя. В ООО «Забиван», они часто теряются или выдаются с задержкой.

В результате, производительность труда в ООО «Продуман» в четыре раза выше, чем в ООО «Забиван».

ООО «Продуман» заключило договор с колл-центром и принимает заявки от клиентов круглосуточно. В ООО «Забиван» приемщица не всегда берет трубку днем… У нее ведь оклад без премий… С одними и теми же рекламными затратами, ООО «Продуман» получает вдвое больше клиентов, чем ООО «Забиван».

Итог: ООО «Забиван» на 1000 рублей прибыли тратит 750 рублей, а ООО «Продуман» тратит на ту же 1000 рублей прибыли 430 рублей.

2. Надежность ООО «Продуман» гораздо выше.

В случае снижения спроса продукцию ООО «Продуман», оптимизированные благодаря четкому регламенту расходы, позволят длительное время держать цены ниже цен ООО «Забиван», у которого расходы выше. Это значит, что ООО «Продуман» может установить цены ниже, чем ООО «Забиван» и при этом, остаться в прибыли.

Владелец ООО «Забиван», в случае получения большой прибыли закатывает вечеринку и покупает новый автомобиль в кредит. Владелец ООО «Продуман» определил себе заработную плату и старается жить на нее, а средства сверх этого, тратит на расширение бизнеса и держит резерв.

Таким образом, ООО «Продуман» может некоторое время работать даже в убыток, продолжая выплачивать заработную плату сотрудникам и аренду помещений. А ООО «Забиван», закроется в течении одного-двух месяцев после работы без прибыли, накопив при этом большие долги.

3. ООО «Продуман» более «ремонтопригодно». 

В случае увольнения сотрудника, ООО «Продуман» гораздо легче найти ему замену, чем ООО «Забиван»:

ООО «Продуман» имеет четкое описание обязанностей сотрудника и продуманную систему премий, а в ООО «Забиван», сотрудники делают то, что говорит владелец и получают фиксированную (менеджер по приему заказов), либо сдельную зарплату (мастер). В ООО «Забиван» регулярно возникает недовольство среди мастеров — им приходится делать то, за что им не платят и не предупреждали при приеме на работу.

В ООО «Продуман» снабженец ведет реестр поставщиков и мониторинг цен. В ООО «Забиван» снабжением занимается менеджер по приему заказов, он не ведет реестр поставщиков, а хранит их телефоны в личной телефонной книге. При увольнении менеджера никто в ООО «Забиван» не знает, куда звонить, чтобы заказать запчасти для ремонтов, скидки поставщиков были привязаны к личным дисконтным картам менеджера.

В ООО «Забиван» вся организация зависит от лучшего мастера Василия, если он уйдет — некому будет доверить сложный ремонт. В ООО «Продуман» существует система надбавок, аттестаций и обучения — каждый мастер после устройства на работу проходит аттестацию на уровень специальных знаний и получает соответствующую его уровню надбавку к заработной плате, самые грамотные мастера обучают остальных, за что так же получают дополнительную надбавку. Таким образом, ООО «Продуман» в случае увольнения любого мастера не теряет возможность выполнения ремонтов повышенной сложности.

Если планируете начать свой бизнес — сначала подумайте, на какую организацию он будет похож?

Если у вас уже есть свой бизнес — подумайте, на какую из двух организаций похожа ваша?

PS: Все вышеперечисленное не мешает существовать ООО «Забиван» и тысячам ему подобных. Более того, организации, подобные ООО «Продуман», можно пересчитать «по пальцам». Но долгосрочные перспективы развития есть только у таких организаций, как ООО «Продуман», в то время, как цикл жизни ООО «Забиван» составляет около двух-трех лет, но это уже тема следующей статьи.