Психология лидерства.Тайм-менеджмент или как всё успеть?

Время проходит. Даже когда это кажется невозможным. Даже когда каждое тиканье часов больно отдаётся, подобно пульсу крови в месте ушиба. Это проходит неравномерно, в странных кренах и тянущихся затишьях, но, проходя, делает своё дело.

Стефани Майер. Новолуние

Тайм-менеджмент, или как всё успевать? Время - это самый драгоценный дар, который есть у человека. И в тот же момент, время – это единственная драгоценность, которую человек совершенно не бережёт. Современные люди абсолютно не умеют распоряжаться своим временем. Самое главное, мы не умеем это время ценить. Нам постоянно кажется «ну вот с завтрашнего дня я начну», или «вот со следующей недели всё буду делать по-другому», или «с нового года я налажу свою жизнь», а потом «с рождества», «с восьмого марта», после «с дня рождения», а потом опять «с понедельника», и так это продолжается из года в год. А у кого-то ещё лучше: «С окончанием университета я начну нормальную жизнь», следующий этап: «когда найду работу», следующий «когда женюсь» или «выйду замуж», потом «когда родятся дети», а тут становиться вообще некогда и следующий этап «когда дети вырастут», а после мы уже думаем: «Вот выйду на пенсию и заживу!». Только потом оказывается уже очень поздно. Мы, к большому сожалению, не можем себя правильно организовать.

Жизнь наша, искатель, не начинается с Нового года или красного дня календаря. Жизнь наша началась с рождения и именно сейчас тебе стоит взять её под контроль, если ещё этого не сделал. Подумай об этом.

Зачем нужен тайм-менеджмент?

Тут, пожалуй, стоит вспомнить слова всемирно известного гения Стива Джобса. Он, на одной из своих лекций, предложил каждому спросить себя: «Что бы я сделал, если бы это был последний день моей жизни?». Да, вот такой отчасти страшный, отчасти пугающий вопрос очень круто меняет жизни людей. Ведь, вряд ли найдётся кто-то, кто бы хотел последний свой день просидеть, объедаясь булочками перед телевизором, или втыкая в Instagram чужие фотографии. Задайте себе этот вопрос, и если ваш ответ не совпадёт с реальными вашими планами, значит, исход один – нужно срочно что-то менять.

Представьте, что каждый день в банке вам выдают сумму 86400$, и каждый вечер сумма полностью обнуляется. Как бы вы поступали? 100% вы бы каждый цент старались потратить! Вот так и со временем, каждый день вам выдают 86400 секунд, и каждый раз к концу дня они исчезают, несмотря на то воспользовались вы ими, или нет. Так почему вы так не бережете каждую секунду, ведь время на много дороже денег?

Тайм-менеджмент призван научить человека рационально, с наибольшей пользой использовать своё время. Тайм-менеджмент – это технология организации времени, умение эффективно контролировать своё время и управлять им. Каждый задавал себе вопрос «Как всё успевать?», ответ на это только один – тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент в переводе с английского означает – управление временем, само название раскрывает нам суть этой методики.

Основные принципы тайм-менеджмента необходимо знать каждому человеку, вне зависимости бизнесмен он, или плотник, или домохозяйка, или студент. Эти простые принципы позволяют выжить в современном обществе, быть на два шага впереди остальных, повысить свою эффективность в 2 – 3 раза, не оказаться на грани срыва или депрессии, да и просто превратить свою жизнь из каторги в гармоничный приятный подарок.

Методы тайм-менеджмента

Постановка глобальной цели. Самый важный шаг – это нужно решить чего именно вы хотите от жизни. Кем вы хотите стать? Чем именно вы хотите заниматься? Что вы любите? Эта цель должна быть настолько большой, яркой и мощной для вас, что даже если солнце её от вас закроет, то вы всё-равно будете видеть краешки своего желания. Ваша цель должна стать вашим главным мотиватором. Нельзя сразу хотеть быть специалистом в отрасли торговли, самой лучшей мамой или папой и преподавателем географии. Нет, хотеть то можно, но мало того, что вы доведёте себя до физического, морального истощения, вы ещё и абсолютного успеха нигде не добьётесь. Так что, для начала, ставим себе чёткую цель.

Представьте, что сегодня ваш последний день. Вышеупомянутые слова Стива Джобса: «Что бы я сделал, если бы это был последний день моей жизни?» также являются одним из главных принципов. Поверьте, задав себе утром в постели такой вопрос, вы даже встанете и взбодритесь в 3 раза быстрее. Потому что мало кто захочет свой последний день провести в пижаме и с не почищенными зубами.

Живите в отсеке сегодняшнего дня. Знаменитый психолог Дейл Карнеги в одной из своих книг «Как перестать беспокоиться и начать жить» чётко написал: «Живите в отсеке сегодняшнего дня». Идя по жизни с тяжёлым грузом прошлого и невыносимым беспокойством за будущее, вы далеко не уйдёте. Освободите себя! Думайте за сегодня. Делайте сегодня всё, что в ваших силах с мыслью о СЕГОДНЯ. Выкладывайтесь по полной, совершайте поступки, будьте счастливы именно сегодня. Вчера нет, а завтра может и не наступит. Всё что у вас есть – это сегодняшний день.

Ставьте цели. Этот принцип тесно связан с принципом №1. Вы спрашиваете себя: «Как всё успевать?», и тут напрашивается другой вопрос: «А что именно вам нужно успевать?». У вас, помимо, главной глобальной цели, должен ещё быть целый список с целями. Цели обязательно нужно разбить на долгосрочные и срочные. К долгосрочным, допустим, можно отнести покупку дома через 3 года, завести ребёнка через 2 года, до конца года выучить английский язык, через 3 месяца получить повышение. К срочным: сегодня вечером сделать отчёт, завтра вымыть окна, в субботу сходить в парк. Свои цели обязательно нужно записывать на бумаге. Цель, которой нет на бумаге – это не цель. Установите срок достижения цели. Прикиньте, примерно, сколько времени вам нужно для написания курсовой работы, если это неделя, то дайте срок – неделя. И пусть вам сдавать её через месяц, но через неделю она должна быть готова. Поверьте, вы потом сами себе скажите «спасибо». Даже если у вас нет и восьмой части суммы для постройки дома своей мечты, то поставьте чёткий срок. Определите для себя: «Через 5 лет я буду жить в роскошном особняке», и действуйте. Действуйте, делайте что-то каждый день. Делайте всё возможное в отсеке сегодняшнего дня, как говорил Дейл Карнеги.

Осознанность(что-то знакомое, не правда ли?). Пятый принцип говорит о том, что вам нужно научиться осознавать что, и для чего вы делаете. Делать осмысленным каждый свой поступок, каждое своё действие. Осознанно тратьте своё время. Для этого вам тайм-менеджмент предлагает следующее упражнение. С помощью этого упражнения вы не только поймёте, как всё успевать, но и сможете проанализировать, на что вы тратите своё драгоценное время. На протяжении недели пишите все свои действия. Записывайте абсолютно всё: во сколько встали, сколько принимали душ, сколько плодотворно работали, сколько бессмысленно сидели за компьютером. И в конце недели у вас вырисуется соответствующая картинка, а на вопрос: «Как всё успевать?» ответить будет гораздо проще.

6. Планирование. В поиске ответа на вопрос: «Как всё успевать?» невозможно обойтись без принципа планирования. Каждый ваш шаг и каждое ваше действие должно быть чётко спланировано. Заведите себе блокнот, и выработайте привычку каждый вечер записывать туда конкретный план на завтрашний день с временными рамками. То есть пункт «подготовить презентацию» должен заканчиваться отведённым на него временем. Потому что без временных рамок, презентацию, которую реально сделать за 3 часа, можно растянуть на целый день и так и не закончить. Когда вы действуете по чёткому списку запланированных задач, вы увеличиваете свою продуктивность на 25%. Как только в течении дня у вас появляется дополнительный пункт, внесите его в свой список. Законченные дела сразу вычёркивайте, так вы сможете быстро сориентироваться, какие задания вам сегодня ещё предстоят

7. Расставьте приоритеты. Основной момент, который руководит временем, и говорит о том, как всё успевать – это правильная расстановка приоритетов. Все запланированные дела в своём блокноте разделите на следующую классификацию: 1)приоритетные задачи; 2)важные, но не срочные; 3)срочные, но не важные; 4)не срочные и не важные. Эту классификацию предложил 34-й президент США Дэвид Эйзенхауэр. Такой метод поможет вам в значительной мере сократить время, затраченное на работу. Так что, если вы снова задаёте себе вопрос: «Как всё успевать?», то один из быстрых и реальных способов – это вычёркивайте смело задания под номером 4 из вашего списка, который относится к пункту не срочные и не важные.

8. Сосредотачивайтесь на одном задании. Невозможно одновременно думать о нескольких вещах. Попробуйте в один миг мысленно оказаться на эйфелевой башне и продумать меню на ужин. Ничего у вас не получится. Так и с делами. Не получится выполнять несколько задач одновременно. А когда вы начинаете делать что-то одно, потом бросаете, переключаясь на что-то другое, а потом снова возвращаетесь к первому, то вы сокращаете эффективность выполнения задачи в 5 раз. Возьмите одно следующее дело из вашего списка, выполните его полностью, качественно, проверьте правильность выполненной задачи, и забудьте за неё. Всё, двигайтесь дальше. Вот вам ещё один секрет, как всё успевать!

9. Начните с самого сложного. Известный писатель, психолог и бизнес-консультант Брайн Трейси говорит: «Съешьте лягушку на завтрак!». Под лягушкой психолог подразумевает самое крупное, сложное и не приятное дело. Если вы с утра сделаете самое страшное, то что потом вам сможет испортить настроение?

10. Не откладывайте на завтра. Всё самое сложное и нужное делайте сразу. Откладывая что-то до вечера, до завтра, вы лишь создаёте себе ненужные переживания, волнения, а также не можете до конца сосредоточиться на задании, которое выполняете сейчас, так как в голове постоянно маячит мысль о предстоящей «лягушке». «Не откладывайте на завтра то, что можете сделать сегодня», с детства нам известная пословица приоткрывает завесу ответа как всё успевать.

11. Фильтруйте информацию. Ваша голова не мусорное ведро. Как всё успевать, если у вас в голове постоянно горы ненужной и бесполезной информации. Отсеивайте и ещё раз отсеивайте всю ненужную информацию. Зачем вам выслушивать о том, как у племянника двоюродного брата вашей подруги сдохла рыбка. Наш мозг похож на плёнку, которая постоянно находится в режиме записи. И всё что попало в ваш мозг остаётся там навсегда. Фильтруйте многомиллионные сети интернета, фильтруйте, что вы смотрите, что слушаете, с кем вы общаетесь. Научите отключать свой мозг, когда до вас пытаются донести ненужную информацию, тем самым вы сделаете себе большой подарок.

12. Уничтожьте пожирателей времени. Вот такой, на первый взгляд, страшный метод поможет вам значительно сэкономить время. К таким пожирателям можно смело отнести социальные сети, телевизор, многочасовое общение в ICQ не о чём с человеком, которого вы даже никогда в жизни не увидите. Неужели ваша глобальная цель, которая приведёт вас прямыми шагами к вашей мечте стоит передачи «Кохана, ми вбиваємо дітей», или «Пусть говорят с Малаховым»? Неужели то время, которое вы можете потратить на своё развитие, на достижение своей мечты, вы так лихо можете променять на просмотр фильма, название которого вы завтра и не вспомните.

13. Говорите «нет». Как всё успевать? Ответ: научиться говорить «нет». Если вы про себя подумали: «Ха, это легко». Так вот, ничего подобного. Для многих людей это становится большим препятствием. Некоторых неумение говорить «нет» делает глубоко несчастными людьми. Красиво, тактично и доступно отказывать – это, в какой-то степени, искусство. Это не значит, что нужно кричать «нет» старенькой бабушке, которая просит перевести её через дорогу. Нужно учиться отказываться от ненужных дел, которые пользы не принесут и времени много заберут. Нужно научиться отказывать вечно ноющим друзьям, которые вас используют в качестве психолога, не давая никакой поддержки взамен. Отказываться от заданий, которые ни к чему не приведут. Составьте список всех пожирателей, и дайте себе слово никогда больше этого не делать.

14. Соблюдайте чистоту. Чисто не там где убирают, а там где не мусорят – это правда.Представьте, сколько вы сэкономите времени не делая бесконечных уборок, если будете все вещи класть по местам, сразу мыть посуду, а не отдирать потом застывший жир, наведёте порядок в рабочем столе, и будете знать, где и что лежит. Избавьтесь от старых и ненужных вещей. Во-первых, они психологически за собой тянут весь груз прошлого. Во-вторых, вам на много легче будет наводить порядок, и искать какие-либо нужные вещи. В-третьих, не избавитесь от старого – не будет нового. Как всё успевать станет понятным сразу после наведения такого порядка.

15. Комфортное рабочее место. Создайте себе удобную рабочую зону, где бы вы могли творить, где бы вы могли проводить много времени, где бы вас не покидало вдохновение. Конкретно ваше рабочее место намного быстрее и лучше позволит вам концентрироваться на своих делах. И повесьте себе над столом картинку с вашей глобальной целью. Поверьте, мотивация будет отменная.

16. Работайте в определённое время. Каждый человек обладает своими биоритмами. Проанализируйте их. Выясните, в какое время вы наиболее продуктивны. Во время наибольшей своей активности пытайтесь выполнять свою основную работу. Как всё успевать? Ответ: делайте основной акцент на работу, при возможности, на часы своей наивысшей биологической активности.

17. Отдыхайте. Да, именно правильный отдых делает нашу работу наиболее продуктивной. Выделяйте время на отдых. Делайте перерывы в работе, хорошо спите, берите отпуска. Чередуйте активный и пассивный отдых. Не пренебрегайте своим отдыхом и здоровьем. Наполняйте свою жизнь положительными эмоциями, подпитывайте себя. Телефонам, ноутбукам, всем электроприборам нужна подзарядка. И человек без своевременной подзарядки может заработать срыв, или снизит свою активность к нулю. Цените себя. Одним из методов, как всё успеть, является разгрузка.

18. Не спешите. Не спешите и вы везде и всё успеете. Расслабьтесь. Вы составили чёткий план, вы распланировали свой день по часам, а теперь не суетясь приступайте к действию. И делайте всё возможное сегодня, не беспокоясь о завтра.

19. Делегируйте обязанности. Один из рецептов как всё успеть, это правильное распределение обязанностей. Вы не конь и не лошадь. Не надо на себя взваливать всё, и тянуть до полной потери сил. При правильной разгрузке своих обязанностей, вы только повысите свою работоспособность. Опять же вернёмся к Стиву Джобсу, одно из его знаменитых высказываний: «Работать нужно не 24 часа в сутки, а головой». Вот и вы, поработайте головой. Попросите помощи, разделите свои обязанности, и просто контролируйте. И, поверьте, ваша жизнь станет на много легче, работа будет приносить радость, а времени появится больше.

20. Используйте с умом время в очередях и в транспорте. Современный человек в подобное время простоев проводит минимум 2 – 3 часа в день. Минимум 2, а теперь умножаем это время на 365 дней в году, итого – 730 часов. У вас в год 730 свободных часов, то есть 1 месяц свободный. 1 месяц свободного времени! Сколько всего можно успеть сделать за это время! Скачайте себе аудиокнигу, учите иностранные слова, в крайнем случае, думайте о позитивном, но никак не тыкайте бессмысленно пальцем в телефон.

Время - бесценный ресурс. Цени его, искатель. И начинай прямо сейчас.