"Полная" функция управления

Управление - это процесс, а это значит, что его можно расписать в виде последовательности этапов. Пользуясь терминологией теории систем, эту последовательность следует называть функцией управления. Способов сделать это существует много, так как же нам выбрать лучший? Обеспечить свойство полноты функции. Вот об этом и поговорим. 

Согласно теории информации свойство полноты (достаточности) означает, что она содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного решения набор данных. Понятие полноты информации связано с её смысловым содержанием. Как неполная, так и избыточная информация снижает эффективность решений, принимаемых человеком на её основе.

Функция управления будет считаться полной в том случае, если она содержит все необходимые для решения задачи этапы, и не содержит в себе избыточной информации.

Для начала ударимся в крайность и попробуем представить абсолютно полную функцию управления, в состав которой входят все возможные этапы, необходимые для реализации всех возможных задач управления. Выпечка печенья, производство метизов, вождение собачьей упряжки, аналитика больших данных, всё это войдёт в воображаемую нами абсолютно полную функцию управления. А чтобы этап не останавливал весь процесс, в случае непрофильной задачи, входить в функцию он будет вместе с условием: "если есть необходимость".

Очевидно, что несколько тысяч пропускаемых этапов будут избыточными для подавляющего большинства задач. А это значит, что про абсолютно полную функцию управления следует забыть. 

И тем не менее идея написать полную функцию управления всё-таки реализуема. Для этого лишь нужно взглянуть на задачу с другой стороны, то есть выделить для рассмотрения иной набор признаков. Что и приводит нас к идее разделения восприятия задачи управления по уровням абстракции.

Уровни абстракции восприятия задачи

Абстрагированием или обобщением называют мысленный процесс отвлечения от некоторых свойств предметов, которые рассматриваются как несущественные и второстепенные.

Одну и ту же задачу можно рассматривать, принимая в расчёт разные наборы признаков. Чем меньше признаков у обсуждаемых предметов, тем выше уровень абстракции. Тем более универсальными являются рассуждения, и тем дальше они от реальной практики.

Если убрать всё лишнее, оставить самый минимум признаков, то есть получить формулировки через и использование предельно обобщающих категорий, задача управления будет сведена к задаче теории познания. Если рассматривать признаки, необходимые для непосредственной реализации, получим некоторую отраслевую методику. Всего же мы выделили четыре  таких уровня.

Теперь сопоставим процессную модель управления с этими уровнями.

Декомпозиция и агрегация задач

В максимально упрощённом виде любой процесс можно рассматривать как нечто, чёрный ящик, что преобразует что-то на входе в нечто на выходе. Если мы приоткроем завесу тайны чёрного ящика и распишем что там внутри, то описать это можем как некоторую взаимосвязь "чёрных ящиков" поменьше. А затем повторить эту процедуру многократно. Каждая итерация этой работы называется декомпозицией.

Рассмотрим вопрос с другого конца. Любую деятельность можно описать в виде множества маленьких "чёрных ящиков". Группу последовательно связанных чёрных ящиков, можно объединить в один большой. То есть укрупнить описание задачи. Процесс можно продолжать до тех пор, пока не останется только один чёрный ящик. Каждая итерация этой работы называется агрегированием.

Большое количество уровней декомпозиции вредно, поскольку перегружает информацией. Недостаточное, наоборот, приведёт к её нехватке. Золотая середина лежит в районе от 3 до 5. В редких случаях большого масштаба задач, число уровней декомпозиции может достигать десяти. В нашем случае таких уровней будет 4.

На самом верхнем уровне управленец должен понимать каким образом он выявил объект для управления. Какие существуют связи, и какая информация с какими критериями применима в данной ситуации.

Всё что можно документировать на этом уровне, то есть, не внося новых признаков, - это функции перехода. При этом описание функции перехода автоматически подводит к необходимости расширять число рассматриваемых признаков тем самым переводя работу на новый уровень абстракции описания задачи, приближая работу к реальной практике.

На втором уровне задача перед управленцем стоит всё та же, изменились лишь акценты её восприятия. Теперь мы смотрим на большее число признаков, как следствие, возросло число доступных действий. Появились шаблоны документирования, алгоритмы нахождения целевых состояний, модели постановки задач и мониторинга.

Адаптируя каждый процесс под конкретику задачи, мы получаем группы процессов, формирующие конкретную модель управления. Несколько примеров: agile, PMBoK, ITIL, scrum, COBIT. 

Самый низкий уровень абстракции - это описание задачи во всей её полноте. Данный уровень мы рассматривать не будем. Поскольку уже на третьем уровне становится понятна невозможность создания полной функции управления, включающей в себя все возможные этапы существующих методологий (с возможностью пропуска этапа).

Чтобы понять с какой позиции мы смотрим на процесс, рассмотрим какие, вообще, позиции бывают.

Авторская позиция

Автор художественного произведения может вести свой рассказ от своего лица или от лица кого-то из персонажей. Но первое лицо, от имени которого написано произведение, — это всё-таки рассказчик. Когда автор произведения неуместно меняет позицию, произведение теряет в качестве. Теряется логика повествования, герои знают то, чего знать не должны и т.п.

Теория управления - текст не художественный, но функции позиции рассказчика применимы и к нему. Какие позиции можно найти в изложении теории управления:

1. Позиция рассказчика. Все мы люди и у каждого свой багаж знаний. Рассказчик в принципе не может выйти за границы собственного фанерона, как следствие его изложение всегда будет ограничено.

2. Абсолютная позиция - это взгляд на процесс со стороны. В науке абсолютна только математика. Религиозные люди с этим спорят и признают подобный статус только за богом. (Может быть поэтому ислам объявил математику происками нечистых сил и регион скатился от мирового центра развития науки в отсталую пустыню?) Как результат есть два способа изложения теории: ниспосланные богом тексты, математически доказанные истины. И та и другая позиция имеет свои недостатки. Религиозная позиция останавливает прогресс. Математика слишком абстрактна и недоступна восприятию большинства.

3. Субъективная позиция персонажа - взгляд на процесс с позиции субъекта управления. Это то, что видит и делает непосредственно сам управленец. Именно эта позиция нужна для реализации теории на практике.

Позиция независимого субъекта

Ситуация, когда от решений управленца ничего не зависит, а сам он лишь ширма нас интересует не особо сильно. Вместо этого будем рассматривать задачу в объёме доступном к самостоятельному волеизъявлению. 

Для справки, толковый словарь Ожегова определяет "независимость" как политическую самостоятельность, отсутствие подчинённости, суверенитет. Словарь синонимов даёт следующие варианты: самостоятельность, суверенитет, автономия, суверенность, свобода.

Прежде всего посмотрим на задачу с абсолютной позиции. С неё любое управление осуществляется сразу и на всех уровнях. Вот только что кроется за этим "-тся"? Может ли это быть один человек. В принципе, да, если работы немного. Однако если составить матрицу ответственности по задачам в большом проекте, можно заметить, что там где присутствует команда, часть задач делегируется подчинённым, в том числе и часть управленческих задач. Таким образом хотя весь процесс и разворачивается по абсолютной функции управления, ни для одного из участников полная функция не идентична абсолютной. А это значит надо переходить на иную позицию.

И здесь нас будет интересовать позиция субъекта управления. Мы уже знаем, что полная функция управления для неё не будет абсолютной. Но что же в неё войдёт? Для этого нам опять нужна матрица ответственности.

Перечень доступных субъекту этапов управления должен состоять из этапов, в отношении которых субъект обладает независимостью. 

Уровни 3 и 4 выпадают из рассмотрения в силу высокой степени уникальности их содержания. Таким образом объём полной функции управления должен быть определён на основе возможностей решения задачи с позиции первых двух уровней. И тут всего три варианта: 1, 2 и 1+2.

Случай 1: управление с позиции субъекта выглядит как работа со средой, в которой находятся потенциальные исполнители. ПФУ: начало → функция перехода → конец. В этом случае для управленца не важен способ достижения результата, только сам факт. Подобное управление можно назвать бесструктурным.

Случай 2: управление с позиции субъекта выглядит, как результат давления со стороны среды, вынуждающее к осуществлению некоторых действий. ПФУ: описание → цель → реализация → мониторинг. В этом случае управленце уже знает что он хочет сделать и его задача сводится к тому, чтобы понять как именно это сделать.

Случай 1+2: управленец создаёт потребность в решении задачи, чем принуждает себя к её решению. Всё как в той поговорке: "Не было у бабы забот, - купила баба порося". Вопрос, можно ли объединять цепочки ПФУ разных уровней, вместо "функции перехода" из "1" подставив четыре этапа из "2"? Да, можно. А вот нужно ли? В ситуации разделения задачи на абстрактные уровни восприятия - нет.

Выводы

Ещё раз вспоминаем, что термин "полная" означает, что информация содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного решения набор данных.

На гносеологическом уровне правильного решения нет в принципе. Так что, с позиции субъекта управления такими свойствами обладает функция управления состоящая из этапов: описание → цель → реализация → мониторинг. Вот её то и стоит называть полной.